手紙について
手紙の書式・形式
最近では電子メールや携帯メールを使うことが増えてきたとはいえ、目上の方や上司などに、あらたまった内容のお知らせをする際は、手紙やハガキを使うのが一般的です。でも、いざ書こうと思っても書式や決まりごとがわからず困ってしまうことはありませんか？このサイトでは、手紙の書く際のマナーについて紹介していきます。
あらたまった手紙を書く場合、まず悩むのは便箋と封筒の選択でしょう。可愛いキャラクターの描かれたものや、派手な色合いのものを選ぶべきでないことはわかっても、それではどのようなものを選ぶべきかと言われたら答えに詰まるのではないでしょうか。
あらたまった手紙に使う便箋の色は白が基本です。薄いブルーのものを選ぶ方もおられますが、色の濃いものは避けましょう。もっとも格式のあるのは、罫線のない無地の便箋。それを縦長において、縦書きで文章をしたためます。 便箋に書く文章は、「拝啓」などの『頭語』から始めます。そして一文字分空白にして、「早春の候、○○様ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」などの『前文』を続けます。次いでこの手紙の本題となる『主文』。ここに連絡したいことや尋ねたいことを書きます。そして「季節の変わり目故、ご自愛くださいませ」などの『末文』を添えて、最後に「敬具」などの『結語』で締めくくります。
本文はこれで終わりですが、文末に、日付・送り主名の署名・宛名をセットとした『後付』を忘れないように。このとき、日付と宛名は文頭から、送り主名の署名は文末にくるように書きます。
最後に便箋を三つ折りにして封筒に入れましょう。このとき、便箋の上側が封筒の裏側から見て右にくるようにします。
ハガキの書式・形式
ハガキは宛名を書く面が表となります。略式のものであるため、あらたまったお知らせのときはなるべく避けましょう。
しかし、御礼状や挨拶状など、そこまで格式ばる必要のないときは、目上の方や取引先などにハガキを利用してもマナー違反ではありません。ただし、目上の方など気配りを必要とする方に出す場合は、封書と同じように、『前文』『本文』『末文』を漏らさず書くようにしましょう。もし本文が長くて一枚のハガキにおさまりきらない場合は、『前文』を省略して「前略」から始めるという方法もあります。この場合は、「前略」の後すぐに改行し、『本文』は文頭から書き始めます。
『後付』は基本的に書きません。ただし、表に差出人の住所や氏名を記載することを忘れないようにしましょう。誰から届いたのかわからないお知らせでは礼儀どころではありません。
宛名の書式
封筒やハガキの宛名書きにも書式があります。
まず、一番右側に送り先の住所を書きますが、できるだけ二行以内で、封筒もしくはハガキの右側1/3ぐらいのスペースに収めるようにしましょう。その左に氏名を書きます。住所の書き出しより一段下げ、かつ住所より大きな文字が原則です。
そして封筒の場合は裏側、ハガキの場合は表の左半分に差出人の住所と名前を書きます。受取人の住所や名前よりも心持ち小さな文字を使いましょう。郵便番号は枠からはみ出さないように。
封書の場合は、すべて書き終えたら必ず糊で封をし、封の上に「〆」「封」「緘」の文字を書きます。
そして最後に表の左上に切手を貼りましょう。